e-shiwake
証憑管理
証憑とは
証憑とは、取引の証拠となる書類のことです。請求書、領収書、契約書などが該当します。 e-shiwakeでは、PDFファイルを仕訳に紐付けて管理できます。
証憑の紐付け方法
- 紐付けたい仕訳行を確認
- PDFファイルを仕訳行にドラッグ＆ドロップ
- 取引先名が未入力の場合は入力を促されます
- 紐付け完了後、証跡アイコンが変わります
ドラッグ＆ドロップしたPDFはコピーされて保存されます。元のファイルは変更されません。
ファイル命名規則
コピーされたファイルは、以下の形式で自動的に名前が付けられます。
{書類の日付}_{種類}_{摘要}_{金額}円_{取引先名}.pdf 種類ラベル：
| 書類の種類 | ファイル名 |
|---|---|
| 請求書（発行） | 請求書発行 |
| 請求書（受領） | 請求書 |
| 領収書 | 領収書 |
| 契約書 | 契約書 |
| 見積書 | 見積書 |
| その他 | その他 |
例：
- 2024-01-15_領収書_USBケーブル購入_3,980円_Amazon.pdf
- 2024-01-15_請求書発行_売掛金計上 INV-2024-0001_100,000円_クライアントA.pdf
- 2024-01-15_請求書_サーバー利用料_10,000円_AWS.pdf
- 2024-01-15_契約書_業務委託契約_0円_取引先A.pdf
エッジケース：
- 摘要が空の場合 →「未分類」で自動補完
- 取引先が空の場合 →「不明」で自動補完
- ファイル名が長すぎる場合 → 摘要部分を自動的に切り詰め
この命名規則により、ファイル名だけで電帳法の検索要件（日付・金額・取引先）をクリアできます。
証跡ステータス
| アイコン | ステータス | 説明 |
|---|---|---|
| ○（グレー） | 証跡なし | 証憑の紐付けなし |
| 紙アイコン | 紙で保管 | 紙の領収書等で保管 |
| クリップ | 電子データ | PDFファイル紐付け済み |
アイコンをクリックすることで、ステータスを切り替えられます。
証憑の表示
証跡アイコン（クリップ）をクリックすると、紐付けられたPDFをプレビュー表示できます。
電帳法について
電子帳簿保存法（電帳法）では、電子で受け取った請求書・領収書等を電子データのまま保存することが義務付けられています（2024年1月〜完全義務化）。
検索要件（3項目）：
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先名
e-shiwakeの証憑管理機能は、これらの検索要件に対応しています。
証憑は7年間の保存が必要です。定期的なバックアップをお勧めします。