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証憑管理

証憑とは

証憑とは、取引の証拠となる書類のことです。請求書、領収書、契約書などが該当します。 e-shiwakeでは、PDFファイルを仕訳に紐付けて管理できます。

ドラッグ＆ドロップしたPDFはコピーされて保存されます。元のファイルは変更されません。

コピーされたファイルは、以下の形式で自動的に名前が付けられます。

{書類の日付}_{種類}_{摘要}_{金額}円_{取引先名}.pdf

種類ラベル：

例：

エッジケース：

この命名規則により、ファイル名だけで電帳法の検索要件（日付・金額・取引先）をクリアできます。

アイコンをクリックすることで、ステータスを切り替えられます。

証跡アイコン（クリップ）をクリックすると、紐付けられたPDFをプレビュー表示できます。

電子帳簿保存法（電帳法）では、電子で受け取った請求書・領収書等を電子データのまま保存することが義務付けられています（2024年1月〜完全義務化）。

電帳法の電子取引データ保存には、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保（検索要件・見読性）」の2つの要件があります。 e-shiwakeが担うのは可視性の確保で、真実性の確保は利用者側の運用（事務処理規程）で対応します。

検索要件（3項目）：

e-shiwakeの証憑管理機能は、これらの検索要件に対応しています。

基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下で、税務調査時にデータのダウンロードの求めに応じられる場合は、検索要件そのものが免除されます。

e-shiwakeを使うだけでは真実性の確保は満たせません。 事務処理規程を備え付けずに電子取引データを保存すると、電帳法の保存要件を満たさない状態になります。必ず下記の手順で規程を備え付けてください（作業は10分程度・費用不要です）。

真実性の確保は、電子帳簿保存法施行規則第4条第1項の4つの措置のいずれか1つを満たせば足ります。

e-shiwakeはタイムスタンプ付与や訂正削除履歴の機能を持たないため、4の事務処理規程での対応が前提です。タイムスタンプ用システムの導入は不要です。

個人事業者の例には管理責任者や適用範囲の条項がなく、記入箇所は実質施行日のみです。国税庁「各種規程等のサンプル」一覧

保存した証憑PDFは削除・差し替えしない。守るのはこれだけです。 e-shiwakeの証憑は取り込み時にコピーされ元ファイルは変更されないため、通常の利用で規程に抵触する操作はありません。

誤添付の差し替え等、正当な理由がある場合のみ「取引情報訂正・削除申請書」を作成し、対象の証憑と同じ期間（7年）保存します。様式は自由で、テキストファイルでも構いません。一人事業でも自分で作成して残します。

証憑は7年間の保存が必要です。定期的なバックアップをお勧めします。